Einzelhändler sind nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Geschäftsführung verpflichtet, sämtliche Geschäftsvorfälle aufzu-zeichnen. Nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs fallen darunter auch alle Umsätze, die im Tagesgeschäft bar über die Kasse verbucht werden.
Sofern der Einzelhändler eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet, halten die obersten Finanzrichter die Aufzeichnungspflicht auch für zumutbar.
In dem nun entschiedenen Streitfall hatte die Klägerin bei einer Außenprüfung der Finanzverwaltung den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Begründung verweigert, sie sei zu Einzelaufzeichnungen nicht verpflichtet.
Die Klägerin verwendete ein spezielles PC-gestütztes Erlöserfassungs-system mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Ihre Tages-einnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst, ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen.
Der Bundesfinanzhof widersprach der Rechtsauffassung der Klägerin. Diese sei verpflichtet, der Finanzbehörde Kassendaten in elektronisch verwertbarer Form zu überlassen. Die Buchführung müsse einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Dritten müsse es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen, entschieden die Richter.
Zwar könne jeder Einzelunternehmer selbst entscheiden, wie er seine Warenverkäufe erfasse. Entscheide er sich aber für ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichne, könne er sich auf eine Unzumutbarkeit der Aufzeichnungspflicht nicht berufen. (BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 42/13)
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